Allereerst, wat doet een ICT-Projectmanager?
Het korte en best beschrijvende antwoord: veel!!  Maar serieus, ik zou hier een boek over kunnen schrijven maar dat doe ik niet. Want dat is al vaak genoeg gedaan of beter, geprobeerd. Want … nog steeds is er geen enkel allesomvattend projectmanagementboek. Hoe dat komt? Omdat geen enkel project hetzelfde is, zeker niet binnen Haarlemmermeer. En juist dat maakt het vak van ICT-Projectmanager ook zo leuk! Je moet als projectmanger handelen naar de omgeving, het moment en de mensen om je heen. Heel veel variabelen dus en wellicht enigszins vergelijkbaar met opvoeden van een kind tot een evenwichtig zelfstandig persoon.

Toch een ‘laffe’ poging: je zorgt er in elk geval voor dat ICT-projecten binnen de met de opdrachtgever overeengekomen doelen van tijd, budget en kwaliteit worden uitgevoerd (Edwin maakt daarbij quasi een verveeld geeuwend gebaar). En je betrekt en informeert alle belanghebbenden qua typering in de juiste mate. En ja, natuurlijk doe je aan risicobeheersing en hou je rekening met de ‘known unknowns’ en ‘bouw’ je ‘enige marge’ in voor de ‘unknown unknowns’. Overigens, deze laatste maken naar mijn mening het vak pas echt leuk. Als alles van het spreekwoordelijk ‘leien dakje’ gaat, is er, in elk geval voor mij, onvoldoende uitdaging. En daarom werk ik hier.

Dit alles klinkt nog relatief simpel en voor-de-hand liggend. Is inhoudelijk ICT- en projectkennis. Onmisbaar? Ja! En ervaring helpt je ook. Maar .. tegelijkertijd niet de belangrijkste ingrediënten waarmee je het verschil maakt en tot echte successen komt. Even voor de helderheid, voor mij is een project pas een succes als het resultaat niet alleen binnen geld, scope, kwaliteit en tijd is opgeleverd, maar als de echte gebruikers en belanghebbenden een bruikbare oplossing hebben waar ze echt tevreden over zijn!

Daarmee is projectmanagement vooral ‘mensenwerk’ gecombineerd met ‘ondernemerschap’. Naast de ‘hard skills’ moet je daarom vooral beschikken over wat ik noem de ‘heart skills’. Kinkt hetzelfde, maar is duidelijk iets anders. Het vergt creativiteit, durf, goed luisteren zonder vooringenomenheid, goede communicatie met de juiste toon en een stevige, maar begripvolle persoonlijkheid.  Doorzettingsvermogen, soms ook geduld maar zeker betrokkenheid en zorg voor je projectteam, belanghebbenden en daarmee ook het projectresultaat. Binnen deze mix varieer je voortdurend zodat je de juiste melange hebt die past bij het moment, de projectomgeving en de smaak van ‘jouw mensen’.

Naast motiveren en inspireren van de individuele projectleden zorg je ook voor een ‘sociaal veilige’ projectomgeving. Jij zorgt ervoor dat jouw team zich kan focussen op het te leveren projectresultaat; je houdt ongenode afleiding en niet terzake doende ballast verre van je team vandaan. Je creëert een sfeer waar het als vanzelfsprekend is om ‘fouten’ te maken ofwel, voor mij synoniem om tot de beste oplossingen te komen. En waarbij jouw mensen ook aan hun persoonlijke ambities kunnen werken en gezond kritisch op zowel het eigen als gezamenlijke resultaat. Uiteraard signaleer je tijdig knelpunten, geeft daarover advies als het buiten je mandaat valt en communiceert helder aan je opdrachtgever/ stuurgroep en de portfoliomanager. Natuurlijk leg je dit alles periodiek vast in onze project- en portfoliotooling, waardoor je ook zelf makkelijk hierop terug kan vallen.

Samenvattend, je beheerst en maakt voortdurend gebruik van een breed scala aan vaardigheden, technieken en bent laagdrempelig maar blijft rolvast in je gedrag naar zowel je team, opdrachtgever als belanghebbenden. Je luistert goed, bent altijd duidelijk maar nooit star.

Wat maakt de projectmanagersfunctie interessant?
De veelzijdigheid en de uitdagende dynamische projectomgeving. “Uhh..bij een gemeente?”, hoor ik je denken. Jazeker! Want naast de vele externe invloeden en de toenemende verwachtingen van inwoners/ondernemers krijgt de gemeente steeds meer taken toegewezen. Daarnaast moeten we blijven voldoen aan nieuwe of wijzigende wet- en regelgeving. Maar vergeet vooral ook niet ethische kwesties waarvoor we nu ook kaders hebben. Voorbeelden? Denk aan de ‘Wet maatschappelijke ondersteuning’ (Wmo), de energietransitie, de invoering van de omgevingswet en de vluchtelingenproblematiek. Je zet het journaal aan en slechts een fractie van de onderwerpen waar jij als ICT-projectmanager direct of indirect mee te maken hebt of krijgt worden aan je voorgelezen.

De verder voortschrijdende technologie (door zowel push als pull) biedt kansen om taken beter, efficiënter en vooral ‘slimmer’ te doen. Zo zijn we volop bezig met data- of eigenlijk informatie gestuurd werken en nog zoekende hoe we Kunstmatige Intelligentie (AI) ook bij ons als ‘aanjager’ op verantwoorde wijze kunnen inzetten. We kijken naast het ‘hier en nu’ ook vooral vooruit. We willen als gemeente ook veel dichter bij onze inwoners/ondernemers staan waarbij onze serviceprincipes ‘makkelijk’, ‘betrouwbaar’, ‘menselijk’ en ‘verbonden’ leidend zijn. En waarbij inwoners ook meer inspraak willen geven en om feedback vragen om onze diensten en onszelf als organisatie te verbeteren. We zetten in op digitalisering waar dat kan, maar sluiten daarbij nooit mensen uit. 

Dit interessante speelveld vormt de basis waarbinnen of eigenlijk, van waaruit we ICT-projecten uitvoeren. Puur op zichzelf staande ICT-projecten zoals een datacenter-cloud transitie, de uitrol van een cloud-werkplek, het implementeren van SIEM/SOC-oplossing kennen we natuurlijk ook, maar onze projecten hebben veelal een maatschappelijke oorsprong met de daarbij behorende karakteristieken. ICT-projecten voortkomend uit het sociaal-, fysiek- of  bedrijfsvoeringsdomein verschillen van elkaar als dag en nacht. Niet alleen qua aard, maar ook qua type mens achter de opdrachtgevers en belanghebbenden.  En natuurlijk het werkveld zelf waarbinnen het gevraagde resultaat moet worden gerealiseerd. Leuker nog zijn de domein overstijgende projecten waar mensen allemaal dezelfde ‘taal’ moeten (gaan) spreken en gelijke doelen nastreven terwijl ze een totaal andere vaktechnische achtergrond hebben. Dat is smullen.

De meeste van onze projecten zijn ook heel ‘tastbaar’ en actueel. Het te leveren projectresultaat is zichtbaar/merkbaar voor onze inwoners en ondernemers. Logisch ook, want dat zijn onze belangrijkste ‘klanten’ ook al vind ik dat woord veel te afstandelijk in ons werkveld. Voorbeelden van projecten zijn: Digitaliseren aanvraag energietoeslag waarbij deze laagdrempelig kan worden aangevraagd en binnen de organisatie efficiënt wordt afgehandeld (sociaal domein). Dit verschilt wezenlijk van de aankoop en implementeren van een geschikte parkeerscanauto-oplossing of de wens voor een ‘dashboard’ t.b.v. de energietransitie (fysiek domein). Of van projecten als de vernieuwing van het centraal financiële afhandelingssysteem, HRM-systeem, een burgerzakensysteem (voor onder meer paspoorten, rijbewijzen) of een zaak- en archiefsysteem (bedrijfsvoering). Innovatieve projecten kennen we ook, zo zijn we bezig om ‘alles binnen 1 minuut vindbaar’ te maken, kijken we naar het opzetten van een ‘digital twin’ ofwel een ‘digitale werkelijkheid of tweeling van onze gemeente’ (Lidar scans), waaraan we zelf data van derden en zelf geplaatste sensoren aan toevoegen. Vragen als: hoe een verkeersstroom op het bestaande wegennet zich gedraagt als we het aantal woningen in een gebied uitbreiden, kunnen we dan snel en efficiënt worden beantwoord via een simulatie. Praktijkvoorbeelden te over.

Waarom heb jij voor Haarlemmermeer gekozen?
Ten eerste de uitdaging en afwisseling. Ik wil me graag zelf ontwikkelen, niet alleen via trainingen, dat kan hier trouwens ook, maar vooral in mijn dagelijkse werk. Mezelf uitdagen, eigen grenzen verleggen, experimenteren met nieuwe technieken en welke projectstijl werkt waar het best. Waar kan dat beter dan binnen een organisatie met een zoveel verschillend takenpakket, waarop vanuit alle denkbare richtingen continu invloeden worden uitgeoefend? Nou, hier dus.

Ten tweede kan ik ook echt bijdragen aan de maatschappelijke ontwikkeling en verbetering van onze samenleving in al haar complexiteit. Armoedebestrijding, kansengelijkheid en woningbouw (schaalsprong) zijn belangrijke thema’s waar ik graag aan wil bijdragen. Maar ook kritisch zijn op eigen handelen, hoe kunnen we op duurzame wijze projectmanagement bedrijven? Echt van betekenis zijn voor de maatschappij, niet alleen vanaf de zijlijn roepen maar actief deel uitmaken van ‘het spel’.

Ten derde, hierbij word ik omringd en geholpen door betrokken en resultaat gedreven collega’s met dezelfde gedachten en doelen maar ook met aandacht en respect voor elkaar. En dat is lekker werken als projectmanager.

Ben ik dan klaar? Nee, nog niet. Het team ‘Vernieuwing en Digitalisering’ waar ik deel van uitmaak, heeft alle expertises in haar gelederen om digitale veranderingen te realiseren; van informatie- en procesmanagers tot architecten. En dat schakelt wel zo handig. Gemeente Haarlemmermeer is sterk in ontwikkeling op alle fronten, qua inwonersaantallen, economie en heeft ook stevige ambities.

Wat willen jullie in de komende 5 jaar graag bereiken?
We doen het als gemeentelijke organisatie al goed. Daarbij is er, gelukkig zeg ik er altijd, blijvend ruimte voor verbetering. Onze uitvoeringsagenda 2023 – 2025 is vastgesteld en zit vol mooie waardevolle projecten We zijn bezig met de realisatie daarvan en gaan ervoor zorgen dat de vruchten (baten) die we voor ogen hebben daarvan gaan plukken maar vooral ook meten. Batenmanagement professioneel inrichten dus. We willen onze inwoners/ondernemers en interne organisatie meer inzicht geven via laagdrempelige toegankelijke informatie door het concept van ‘informatiegedreven werken’ verder door te voeren. Zo kunnen we op basis gefundeerde feiten besluiten nemen, onze inwoners meer betrekken en worden we als organisatie ook transparanter in het nemen van de juiste besluiten. De velocity waarmee we projecten doen gaan we laten toenemen. Enerzijds door zowel proces- als portfoliomanagement te optimaliseren en naar een volgend volwassenheidsniveau te brengen. Maar ook kritisch te blijven hoe we projecten zelf uitvoeren. Zo gaan we onze verandercapaciteit gedetailleerd in kaart brengen zodat we weten waar we moeten gaan versterken qua mensen en expertises, afgepast op de genoemde uitvoeringsagenda.

Daarnaast gaan we ook het projectmanagement bij de Business naar een volgend level brengen. Zo bieden we sinds kort vanuit ons team, samen met HRM, de training ‘basis projectmanagement’ aan. Business projectmanagers ‘in de dop’ brengen we de beginselen van projectmatig werken bij en begeleiden we ook bij hun eerste project (coaching). Dat doen we samen met een professionele trainer en diverse casussen waarbij je als ICT-projectmanager ook als trainer meedraait. Momentee zijn we bezig om ook een trainingsprogramma voor opdrachtgevers samen te stellen. Goed opdrachtgeverschap is mede bepalend voor het projectresultaat en vooral ook voor de snelheid waarmee een project kan worden ‘gedraaid’. Is dat alles? Nee zeker niet. Er is nog veel meer wat we willen bereiken. Maar ik denk voor nu even voldoende. Daarnaast moet ik zo door naar een ‘spannend’ stuurgroep-overleg. En volgens mij heb je nog een vraag voor me. Maar grosso modo, meer strategisch vermogen ontwikkelen,  absorbtie vermogen van veranderingen verhogen en besluitvorming binnen en over projecten letterlijk en figuurlijk naar een hoger niveau tillen is denk ik wel een mooie samenvatting voor nu.

Waarom moet jouw nieuwe collega juist voor deze functie bij gemeente Haarlemmermeer kiezen?
Volgens mij heb ik deze vraag al uitgebreid beantwoord door beantwoording van voorgaande vragen; geeft Edwin breed glimlachend te kennen. Meteen gevolgd door een “Maar vooruit dan”. Als je echte uitdaging en afwisseling zoekt, en als je naast enkel de harde projectmanagementtechnieken ook echt vanuit je hart wil werken. Dit met gelijkgestemde collega’s wil doen die jouw frisse blik en inbreng waarderen. En .. waarbij je ook echt aan actuele maatschappelijke uitdagingen kan bijdragen en tegelijkertijd je jezelf wil ontwikkelen en testen. Dan is dit echt de plek. En we hebben echt goede mensen nodig om de vele veranderingen te absorberen en tot een succes te maken. Dus bij deze ook meteen de oproep: is je bloed na het lezen van voorgaande sneller gaan stromen en tintelen? En denk jij voldoende intellectuele bagage en vaardigheden mee te nemen, samen met een positieve daadkrachtige inslag? Dan zie ik jou graag als naaste collega om ons dit alles helpen te realiseren en tot een succes te maken. 

Word collega van Edwin

Bekijk onze vacatures. Of lees de verhalen van andere collega's.