Medewerker Documentaire Informatievoorziening

Medewerker Documentaire Informatievoorziening

MBO+/HBO | € 2.805 - € 3.980  | Schaal 7 | Een jaarcontract met de intentie tot een vaste aanstelling | 32-36 uur

Werken als DIV medewerker Services bij gemeente Haarlemmermeer betekent … 

• Dat je samen met je collega’s van het team verantwoordelijk bent voor het verwerken en registreren van fysieke en digitale inkomende poststromen;
• Dat je werkt in een dynamisch vakgebied dat volop in beweging is in verband met de steeds belangrijkere rol van informatie;
• Dat je een actieve bijdrage levert aan de verdere professionalisering van onze dienstverlening.

De kern van jouw functie
Binnen team Services ben je verantwoordelijk voor het correct en tijdig registreren van inkomende post voor de 19 clusters in onze organisatie. Maandelijks komen er zo’n 1800 digitale stukken en 1350 fysieke stukken binnen. Het is veelal post van onze inwoners, maar ook van leveranciers of overige bedrijven.  Je voelt je verantwoordelijk voor het veilig, betrouwbaar en vindbaar maken van informatie van inwoners en bedrijven. Bij inkomende post sta je aan de start van dit proces. Je hebt oog voor de kwaliteit van de informatie en denkt graag na hoe we die kwaliteit kunnen verbeteren.

Het werk wordt, zeker tijdens de inwerktijd, hoofdzakelijk op ons kantoor in Hoofddorp (tijdelijke locatie Beukenhorst) verricht.
 
Een greep uit jouw takenpakket: 

• Je beoordeelt inkomende post inhoudelijk, registreert dit in het zaak- en archiefsysteem Djuma en wijst het toe aan het behandelende cluster(secretariaat);
• Je beantwoordt klantvragen die  vooral via TOPdesk (FMIS-systeem) binnenkomen;
• Je neemt deel aan diverse (team)overleggen, volgt actiepunten op en koppelt terug aan betrokkenen.

We doen het samen
Cluster Facility Management (FM) faciliteert en adviseert management en medewerkers van gemeente Haarlemmermeer bij het dienen van het maatschappelijk belang. Daar geven we uitvoering aan door het bieden van gastvrije dienstverlening en de clusters te faciliteren in goede huisvesting en passende producten en diensten. Dit doen wij vanuit de organisatiewaarden “samen, waarderend en professioneel”. Wij leveren vertrouwde, betrouwbare en professionele dienstverlening die bijdraagt aan het werkplezier van onze medewerkers en klanten.

Cluster FM bestaat uit ongeveer 65 medewerkers en 3 teams. De medewerker Documentaire Informatievoorziening valt onder team Services. Team Services is het eerste aanspreekpunt voor alle  medewerkers van de organisatie en bestaat uit de subteams: FM Servicedesk, Bodes, Inkomende Post, Postverzending en Raadsinformatie. Jouw werkzaamheden verricht je voor het team Inkomende Post dat uit 4 medewerkers en een senior Services bestaat die tevens de teams Postverzending en Raadsinformatie ondersteunt om de dienstverlening te blijven professionaliseren samen met de medewerkers.

Ontmoet meer collega’s. Samen zijn wij meer. 

Maak het verschil
Bij Gemeente Haarlemmermeer zet jij je dagelijks in voor ruim 165.000 inwoners. Met jouw expertise, ambitie en energie kun je dus écht het verschil maken. Dat doe je samen met bijna 1.400 collega’s. Bij Haarlemmermeer vind je stedelijke dynamiek én een dorps karakter. Daartussen vind je prachtige natuur, rijke historie en landbouwgrond. Dat betekent dat je in je werk in aanraking komt met allerlei onderwerpen, belangen en uitdagingen. De komende jaren blijft Haarlemmermeer sterk groeien tot meer dan 200.000 inwoners en ook onze maatschappij staat niet stil. Er is dus genoeg te doen waarbij we jouw kennis, daadkracht en visie goed kunnen gebruiken. Kom jij met ons in beweging en daag je ons uit met jouw frisse, inclusieve blik? 

Dit krijg je van ons

• Een warm welkom, goede begeleiding en grote collegiale betrokkenheid.
• Een salaris tussen de € 2.805,- en € 3.980,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek. 
• Een individueel keuzebudget van 17,05% van je bruto maandsalaris dat je kunt laten uitbetalen of waarmee je bijvoorbeeld extra vakantiedagen kunt kopen.
• Een goed pakket met secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een ABP-pensioenregeling.
• Een fijne werkplek, een telefoon en een laptop.
• Professionele groei met onze leerportaal Bouw aan Jezelf, loopbaancoaching en Het Goede Gesprek.
• Persoonlijke vitaliteit dankzij het MEERVitaal-programma en uiteenlopende activiteiten, zoals de maand van de vitaliteit, ondersteuning bij mantelzorg, workshops en veel meer.
• Jonge Ambtenaren: een netwerk met en voor alle nieuwe collega’s (jong én oud). 

Dit neem je mee
Wij verwelkomen graag een collegiale, professionele collega die ervaring heeft met Documentaire Informatievoorziening en een grote interesse in het vakgebied Informatiebeheer.

Je hebt gevoel voor dienstverlening en beschikt over uitstekende administratieve vaardigheden. Je krijgt energie van uitdagend werk waarin je jouw analytische vaardigheden kunt gebruiken en je voelt je thuis in een dynamische omgeving waar je met jouw frisse blik alert bent op knelpunten en procesoptimalisaties.

Je kunt het overzicht bewaren en signaleert knelpunten en maakt deze bespreekbaar. Jouw ideeën zijn altijd welkom! Tot slot maak je je nieuwe systemen snel eigen.

Verder heb je:

• Hbo werk- en denkniveau.

• Een opleiding op het gebied van Informatiebeheer of relevante werkervaring binnen dit vakgebied.

• Een dienstverlenende instelling en goede communicatieve vaardigheden.

• Kennis van MS-Office-programma’s.

• Ervaring met zaakgericht werken, een pre is ervaring met Djuma.

Herken jij je hierin? Dan maken we graag kennis met je
Upload je motivatie – waarin je aangeeft wat jou inspireert in deze functie – en je cv via het sollicitatieformulier.

Meer weten over deze vacature?
Je kunt contact opnemen met Manon Stijvers, teammanager. op 023-5676208 of via manon.stijvers@haarlemmermeer.nl

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Kevin Blommert, Recruiter, recruitment@haarlemmermeer.nl of via 023-5674122.

Procedure

• De vacature staat open totdat een geschikte kandidaat is geselecteerd. Wij gaan direct in gesprek met kandidaten die mogelijk passend zijn voor deze functie. 
• Je ontvangt uiterlijk binnen 5 werkdagen een reactie op je sollicitatie.

NB. Ongevraagde acquisitie door bemiddelingsbureaus stellen we niet op prijs en kan leiden tot uitsluiting bij onze andere wervingsacties. Ook het ongevraagd sturen van cv’s door bureaus aan onze medewerkers zien we als acquisitie. Deze cv’s nemen wij niet in behandeling